¿Alguna vez te has puesto a pensar sobre qué significa CC y CCO, cuando se trata de la etiqueta correcta de email? En realidad, tiene unas raíces muy antiguas: Copia de Carbón y Copia de Carbón Oculta. ¡Los niños de hoy probablemente nunca han escuchado sobre Copia de Carbón! Sin embargo, el email no será obsoleto en un muy buen tiempo. De acuerdo con un estudio de 2013 por The Radicati Group: “Los emails se mantienen en la forma perfecta de comunicación en el mundo de los negocios. En el 2013, las cuentas de emails reportan un total de 929 millones de buzones. Esta cifra se espera que aumente a una tasa de crecimiento anual promedio de alrededor del 5% en los próximos 4 años, y alcance más de 1.1 billones para finales del 2017”.
Con eso dicho, vale la pena invertir algo de tiempo para mantenerte al tanto de las etiquetas adecuadas para email y saber qué significa CC y CCO. En verdad podría tener un impacto en tu carrera y en cómo eres percibida por tus colegas y clientes. Probablemente envías CC a la gente en casi todos los emails de trabajo que mandas. Y siempre hay esas personas frustrantes que constantemente envían CC prácticamente a todos los de la oficina. Algunas veces es una forma no muy sutil de hacerle saber a todos qué tanto trabajo están haciendo; algunas veces es una forma sutil de intimidar o chismear sin ayuda alguna independientemente del destinatario planeado; algunas veces inocentemente sólo están tratando de hacer que todo mundo esté informado.
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Sin importar la intención, puede ser tedioso y confuso. Lo último que todas necesitamos es más mensajes innecesarios causando desorden en nuestras bandejas de entrada. Es una pérdida de tiempo leerlos, y peor, pueden ser confusos cuando la gente no está segura si se espera que respondan, a quién se le está pidiendo hacer algo, o incluso a quién están dirigidas las respuestas de los otros receptores.
Algunas veces estar CCeando al supervisor de un colega como una forma de chismear o intimidar es necesario, pero sólo debe ser usado en circunstancias extremas porque tiende a crear un ambiente hostil de trabajo. Eso no es bueno para nadie.
El exceso de CCear lleva al exceso de contestarle a todos (otra cosa que no se debe hacer en la oficina), mandando así un email infinito hasta que la gente empiece a rebelarse y pida que se le saque de esa cadena de emails. Generalmente es una mala idea usar “Contestar a Todos” en el trabajo si es posible. ¿Cuántas veces te has precipitado en una respuesta, apretando Responder a Todos, solo para darte cuenta que no habías visto todos los nombres en la lista y acabas de hacer una metida de pata vergonzosa? Tómate unos segundos extra para reteclear las direcciones para que así sepas exactamente a quién se lo estás enviando.
Así que, ¿cuándo no deberías usar CC y cuándo deberías usar CCO? CCO debe ser usado de forma muy prudente porque puede entenderse como algo tramposo. Cuando estás mandando un mensaje a un grupo grande y no quieres que todo mundo vea las direcciones de todos, CCO es una forma fácil de mantenerlos en privado. Sin embargo, CCO significa que sólo tú sabrás quién está viendo el mensaje, lo cual tiene sus propios problemas. Otra forma de mandar un email a un grupo sin sacrificar la privacidad, es crear un grupo en tu agenda de direcciones y darle click en la caja para esconder el email de todo mundo. ¡Sin malos entendidos!
CCO se usa mejor cuando estás entrenando a alguien y quieres dejarlo ver qué es lo que está sucediendo sin ser parte de la acción. También es bueno para mantener a tu supervisor al tanto de todo.
CC debe ser usado cuando quieres que los demás sepan qué está pasando pero no necesitas que respondan o realicen acción alguna. Cualquiera que quieras que esté activamente involucrado en lo que sea que trate tu mensaje debe de ir en el campo PARA. Si estás pidiendo cosas específicas de personas específicas, déjalo muy claro en el cuerpo del texto para que todo mundo esté en la misma página. ¡Felices emails!
