多くの人が「首相」を「総理大臣」の短縮フレーズだと捉えがちだ。しかし、行政実務の世界において両者の扱いには明確な境界線が存在する。
「総理大臣」あるいは法的な正式名称である「内閣総理大臣」は、国家の最高行政責任者を示す公式の職権名である。条約の調印式、閣議決定、官報の発行、さらには国会答弁などの公式な場では、必ずこの正式名称が使われる。日本国政府の発行する一切の公文書において、単に「首相」とだけ表記されることは原則としてあり得ない。
一方で「首相」という言葉は、主に報道機関や日常の言説で用いられる通称・慣用表現だ。「内閣の首長（トップ）」を意味する漢語に由来し、文字通り政府の頂点に立つ人物を指す。つまり、略称というよりは「役割や概念を表す一般的な呼称」と捉えるのが正しい。
