年末の挨拶メールで最も多い失敗が「送る時期が遅すぎた」というケースです。結論から言えば、社外の取引先へ送るベストタイミングは「相手企業の最終営業日から数えて3〜5営業日前」、日付で言えば12月23日〜26日前後が目安となります。
民間企業の多くは12月28日前後を仕事納めと設定していますが、最終営業日当日は大掃除や納会、年内処理の駆け込み業務で手一杯になる現場が少なくありません。そのような過密スケジュールの最中に挨拶メールを送りつけると、重要な業務連絡のメールを埋もれさせてしまうリスクが生じます。相手が落ち着いて受信トレイを確認できる数日前に届けることこそが、相手目線に立ったコミュニケーションの第一歩です。
送信時期を見誤らないための手順として、12月中旬の段階で取引先のWebサイトやメールフッター、事前のアナウンスから「先方の冬季休業期間」を把握しておくことが推奨されます。もし自社の最終営業日の方が先に来る場合は、自社の営業終了日に合わせるのではなく、相手の最終営業日より前に届くよう逆算して前倒しで送信するのが鉄則です。
万が一、業務の都合で送信が最終営業日の直前や当日になってしまった場合は、「年末のご挨拶が遅くなり恐縮でございますが」といったお詫びの言葉を冒頭に添え、相手を気遣う姿勢を示しましょう。
