Microsoft 365の普及に伴い、ローカルサーバーからOneDriveやSharePoint、Microsoft Teams上での共同編集へシフトした現場では、読み取り専用の考え方もアップデートする必要があります。
クラウド環境では複数人によるリアルタイム共同編集が標準動作となるため、従来の「全般オプションによる書き込みパスワード」を設定すると、共同編集機能が無効化される制約が生じます。クラウド上で安全にデータを共有したい場合は、Excelファイル内部で制限をかけるのではなく、クラウド側の「リンク共有設定」で権限をコントロールするのが定石です。
共有リンクを発行する際、権限を「表示可能（編集不可）」に指定して配布すれば、受け取り手はブラウザやアプリ上で内容を閲覧・コピーすることしかできず、マスターデータへの上書きを根本から防止できます。組織全体のガバナンスを保つためにも、ファイル単体の設定とクラウドのアクセス権限を上手に組み合わせることが求められます。
