計算式を1行ごとに手入力していては、作業時間は短縮できません。1箇所に設定した数式を一瞬で下の行まで展開できるのがオートフィル機能による計算式コピーです。数式が入ったセルの右下にカーソルを合わせると、ポインターが黒い十字マークに変化します。その状態でマウスを下にドラッグ、もしくはダブルクリックするだけで、最下行まで一瞬で計算式が反映されます。
このオートフィルを使う際に必須となる知識が、セル参照における「相対参照」と「絶対参照」の違いです。通常、オートフィルで数式を下にコピーすると、参照先のセル位置も連動して1行ずつ下にずれていきます（相対参照）。しかし、消費税率や固定の目標値など「常に特定の1セルだけを固定して掛け合わせたい」場面では、このズレが計算エラーの原因になります。
特定のセルを固定したいときは、数式内のセル番地に「$（ドルマーク）」を付ける「絶対参照」を使用します。例えば消費税率が入力されたセルF1を固定したい場合、数式内で「F1」を選択した状態でキーボードの「F4」キーを押すと「$F$1」に切り替わります。「=D2$F$1」としておけば、オートフィルでどれだけ下にコピーしても常にF1セルを参照し続け、正確な計算を維持できます。
さらに業務効率を加速させるのが、エクセルのテーブル機能です。表の範囲を選択した状態で「Ctrl + T」を押してテーブル化すると、以下のような圧倒的なメリットが得られます。
・新しいデータを一番下の行に入力した瞬間、テーブル範囲が自動拡張される
・1行目に計算式を入力するだけで、列全体へ自動的に数式がコピーされる
・1行おきに背景色が自動で塗り分けられ、視認性が維持される
・データの並び替えやフィルター機能が標準で有効になる
テーブル機能を一度導入すれば、日々のデータ追加に伴う数式の再設定や書式崩れの修正作業から完全に解放されます。
