退職届を直接手渡しできず郵送に頼る際、絶対に省略してはならないのが添え状（送付状）です。ビジネスの世界において、挨拶や主旨の説明なしに本旨の書類だけを送りつける行為は「送り付け」と見なされ、極めて非礼な対応と受け止められます。
添え状は、A4用紙1枚に横書き（パソコン作成可）で簡潔にまとめるのが一般的です。記載すべき必須要素は以下の通りです。
1. 送信年月日（投函日）
2. 宛名（会社名、部署名、役職、氏名）
3. 差出人情報（所属部署、氏名、現住所、私用電話番号、私用メールアドレス）
4. 標題（「退職届の提出について」など）
5. 拝啓から始まる時候の挨拶と頭語・結語
6. 手渡しできず郵送に至った簡潔な経緯（病気療養、引越し、リモート勤務など）への謝意とお詫び
7. 同封内容の明記（記・以上）
【添え状の標準文面例】
令和〇年〇月〇日
〇〇株式会社 人事部御中
営業部営業第一課 氏名 〇〇 〇〇（印）
〒000-0000 東京都〇〇区〇〇 1-2-3 / 電話：090-0000-0000
退職届の送付につきまして
拝啓
〇〇の候、貴社におかれましては益々ご清栄のこととお慶び申し上げます。
このたび、一身上の都合により令和〇年〇月〇日をもちまして退職いたしたく存じます。
本来であれば直接お伺いし、ご挨拶のうえ手渡しすべきところ、甚だ略儀ではございますが書面（郵送）にてご容赦いただきたく存じます。
在職中は温かいご指導ご鞭撻を賜り、心より深く御礼申し上げます。
末筆ではございますが、貴社の今後のご発展と社員皆様のご健勝を祈念いたします。
敬具
記
1. 退職届 1通
以上
封入順序としては、外封筒を開封した際に添え状が一番上に配置され、その下に退職届を入れた内封筒が重なるようにセットします。この一手間があるだけで、事務的・機械的な印象を和らげ、受領側の心証を大幅に改善することができます。
