Tienes un nudo en el estómago cada vez que es momento de revisar tu bandeja de entrada en tu correo electrónico? No eres la única. La sobrecarga del email es casi inevitable estos días con los desenfrenados correos y envíos y el abuso del botón de reenviar. Luego están todos esos emails promocionales que mágicamente aparecen cada día solo porque sucede que diste click a su sitio web una vez. Es totalmente una pérdida de tiempo cuando estás en la oficina, y una distracción constante durante tu tiempo de descanso.
Muchos países europeos han comenzado a tomar unas cuantas medidas para detener esta locura y ayudar a sus trabajadores a desconectarse y conservar sus vidas personales. Algunos hasta cierran sus servidores de email en los fines de semana. ¡Wow! Frances O’Grady, Secretaria General del Trades Union Congress del Reino Unido, explica: “El uso generalizado del email, teléfonos, BlackBerrys y tabletas ha sido acompañado con el incremento de horas de trabajo fuera del horario laboral desde casa y más lejos. La TUC está preocupada que este desarrollo no ha sido acompañado por algunas regulaciones fuertes para limitar el exceso y abuso.
Si la historia es una indicación, no estaremos viendo nada tan drástico en los EE.UU. en un futuro cercano, pero con algunas medidas estratégicas de control de email puedes incrementar la productividad, ahorrar tiempo y evitar dolores de cabeza futuros. Comienza por cancelar tu subscripción a todo lo que no necesites ver para nada. Luego organiza tu bandeja de entrada con carpetas como lo haces con tus archivos de tu computadora. Haz carpetas, crea una jerarquía y haz todo fácil de encontrar y digerir.
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Vale la pena pasar algo de tiempo familiarizándote con todas las características y configuraciones de cualquier aplicación de email que uses. La mayoría permite poner reglas y filtros para automáticamente mandar mensajes que irán a la carpeta correcta. Si usas Gmail, esta guía te muestra cómo aprovechar al máximo características disponibles y adicionales.
Programa un horario específico o momentos durante el día para revisar y contestar tus emails. Responde enseguida todo lo que requiera atención inmediata y prioriza, organiza o borra todo lo demás. Todas sabemos qué pasa cuando echamos un vistazo a la bandeja de entrada—es una pendiente resbaladiza.
Cada vez que sea posible, intenta eliminar correos electrónicos al usar plataformas de colaboración virtual como GoogleDrive o iCloud. Es una excelente forma de eliminar infinidad de amenazas y emails que eran para alguien más cuando estás trabajando en un proyecto grupal.
También hay aplicaciones realmente útiles de control de email que hacen la vida mucho más fácil. Muchas de ellas básicamente hacen lo mismo, así que puedes encontrar la interfaz y características que funcionen mejor para ti. Dispatch, Mailbox y el Inbox de Gmail, todas hacen fácil el organizar y responder los emails durante el día.
