資料作成において文字背景色をどのように扱うべきかは、ドキュメントの最終的な利用シーンによって厳密に線引きされるべきです。
文字の背景色や塗りつぶしボックスを積極的に活用すべきなのは、「要約スライドの結論部分」や「比較表のヘッダー」、あるいは「注意書きなどの例外事項」を目立たせる場面です。視線の動線（アイカメラの動き）を意図的に特定の1点へ誘導したい場合、帯状の背景色は強力なアンカーとして機能します。
反対に、最も避けるべき状況は「プロジェクターでの投影を前提とした対面ピッチ」や「印刷配布を前提とした長文報告書」です。一般的なオフィス用プロジェクターは液晶モニターに比べてコントラスト再現性が低く、文字の直下に中途半端な淡い背景色を敷くと、文字が潰れて判読不能になります。また、白黒印刷を行った際には背景色が濃いグレーに化けてしまい、黒文字と重なって完全に読めなくなる事故が多発します。「迷ったら背景色は透明にし、フォントの太さ（ウェイト）と文字色の明度差だけで強弱をつける」という引き算の美学を持つことが、失敗しない資料作りの鉄則です。
