予期せぬトラブルや急な優先事項の変更により、確定したミーティングを再調整せざるを得ない局面は誰にでもある。そのような時に試されるのが、相手との関係性を損なわずに誠意を伝える配慮だ。単に「キャンセルします」と伝えるのではなく、理由を短く添えつつ、速やかに代替案を提示する姿勢が欠かせない。
予定変更を依頼する際は、"Due to an urgent matter, I am afraid I need to reschedule our meeting."（急用により、恐れ入りますがミーティングの日程を再調整させていただきたく存じます）のように切り出すと良い。さらに続けて、"I sincerely apologize for the short notice and any inconvenience this may cause."（急なお知らせとなり、大変ご迷惑をおかけしますことを心よりお詫び申し上げます）と添えることで、礼儀正しさを保つことができる。ミスや急変更の時こそ、迅速で真摯な対応が後の信頼を強固にする。
