欠席の連絡を出す際、最も避けたいのは「ただの不参加手続き」として冷淡に処理してしまうことだ。同窓会事務局やボランティアで準備を進める幹事は、参加者数の集計だけでなく、旧友たちの近況を誰よりも気に懸けている。だからこそ、表面的な「欠席」の二文字だけで終わらせず、温かなひとことを添える配慮が欠かせない。
返信用ハガキの書き方には、明確な基本作法がある。表面の宛名下にある「行」や「宛」を二重線で消し、「様」へ書き直すこと。そして裏面の「ご出席」「ご欠席」の「ご」を二重線で消し、「欠席」を丸で囲む。ここまでは基本中の基本だが、差をつけるのは余白に添える一言メッセージだ。例えば「ご盛会を心よりお祈り申し上げます」や「あいにく先約があり伺えませんが、皆様と最高の時間をお過ごしください」といった短い文面一つで、相手に伝わる印象は劇的に変わる。
