追跡システムに「ヤマト運輸関西ゲートウェイベース作業中」と表示されたまま丸一日が経過すると、多くの利用者がトラブルを疑います。しかし、物流ジャーナリストの現場調査およびヤマトホールディングスの運行システムによると、この表示停止はシステムの仕様と幹線輸送ダイヤのギャップによって生じるケースが大多数を占めています。
まず理解しておくべきは、関西ゲートウェイ荷物動かない理由として最も多い「トラックの出発待ち」という物理的な時間です。ゲートウェイ拠点は、地域の下請けセンター（宅急便センター）から集められた荷物を全国各地へ向かう大型トレーラーへ中継・積み替えを行うハブアンドスポーク拠点です。荷物がソーター（自動仕分け機）を通過してパレットに積まれた時点で「作業中」のデータが記録されますが、次の「輸送中」へとステータスが切り替わるのは、長距離トラックに積載されて出発ゲートのスキャナーを通過した瞬間となります。
例えば、夕方に施設へ運び込まれて仕分けが完了しても、目的地である関東や九州へ向かう大型便の定期出発時刻が深夜24時や翌朝4時であれば、その間は最大8〜10時間ほどステータス上「作業中」のまま据え置かれます。つまり、荷物が止まっているのではなく、決められた運行ダイヤに沿って整然と待機している状態なのです。
さらに、ヤマト追跡ステータス遅延を引き起こす要因として、近年の「物流の2026年問題」に伴うトラックドライバーの連続運転時間制限が挙げられます。現在、長距離幹線輸送では中間地点でのトレーラーヘッド交換やドライバー交代（中継輸送）が標準化されており、運行スケジュールのバッファ（ゆとり時間）が従来よりも計画的に組み込まれています。これによって見かけ上の「作業中待機時間」が長引く傾向が見られますが、配送予定日そのものには影響が出ないよう精緻に設計されています。
