ビジネスマナーにおいて最も混同されやすいのが、「ご愁傷様」は原則として『話し言葉（口頭表現）』であるという点です。そのため、メール、チャットツール（SlackやTeamsなど）、手紙、弔電といった文字ベースの連絡で「ご愁傷様です」と書くのはマナー違反と見なされます。
書き言葉で弔慰を伝える際は、話し言葉・書き言葉の双方で格調高く使える「お悔やみ申し上げます」や、公的な哀悼を表す「哀悼の意を表します」を選択するのが正解です。
【取引先・社外向けの訃報返信メール例文】
件名：ご逝去の報に接し、心よりお悔やみ申し上げます（株式会社〇〇・山田）
本文：
〇〇株式会社
総務部 〇〇様
貴社〇〇会長のご逝去の報に接し、驚きと悲しみを禁じ得ません。
生前のご功績を偲び、心より哀悼の意を表します。
略儀ながらメールにて、心よりお悔やみ申し上げます。
※なお、ご返信には及びません。
【社内チャット・同僚向けの訃報返信例文】
〇〇さん、お父様のこと、突然の報せに驚いております。
心からお悔やみ申し上げます。
業務の引き継ぎや連絡のことは一切気にせず、ご家族との時間を大切にしてください。
落ち着いた頃にまたお声がけください。返信はお気遣いなく。
