申請窓口で最もトラップとなりやすいのが、提出写真の規格違反と戸籍謄本の有効期限切れだ。外務省が定めるパスポート用写真の規格は国際基準（ICAO規格）に準拠しており、非常に厳しい。縦45ミリ×横35ミリ、ふちなし、申請前6ヶ月以内に撮影、正面向きで無帽・無背景といった基本ルールに加え、影の映り込みや髪の毛による目元の隠れ、メガネのフレームが目にかかる現象、カラーコンタクトレンズの着用もNG対象となる。
スピード写真機で撮影したものの、光の反射や頭上の余白不足によって写真の再提出を求められ、二度足を踏むケースは後を絶たない。特に自宅でスマートフォンを使って撮影・印刷した写真は、解像度不足や用紙の質感不適合で不発給リスクが高まる。不安な場合は、旅券窓口の近くにある専門の写真館や証明写真コーナーを利用するのが確実だ。
また、戸籍謄本についても「戸籍抄本（個人事項証明書）」を出してしまう勘違いが多いので注意が必要だ。法改正に伴い、現在は戸籍謄本（全事項証明）の提出が必須とされている。発行日が申請日から起算して6ヶ月を1日でも過ぎていると受付を拒否されるため、市役所で取得した日付を直前に必ず見直そう。
