旭公会堂を利用するための手続きは、原則として「横浜市市民利用施設予約システム」を通じて行われます。登録済みの利用者カード（はまっこカード等）を所持していることが前提となり、ウェブサイト上から毎月の抽選申し込みおよび空き室予約を実施するフローです。
利用希望月の6か月前（※市内一般団体等の場合）に実施される抽選申し込み期間を逃すと、土日祝日の人気枠を確保することは極めて困難になります。特に春の発表会シーズン（3月〜4月）や秋の文化祭シーズン（10月〜11月）は、抽選倍率が数倍に跳ね上がる傾向が見られます。
ここで実務経験者が実践している裏ワザが、「毎月1日午前6時の空き室即時予約枠の開放タイミング」の活用です。抽選後のキャンセル分や仮予約失効分が一斉にシステムへ再反映される瞬間を狙い撃つことで、諦めていた土曜日の午後枠や日曜日終日枠を拾える確率が上がります。また、会議室（1号・2号・3号）や和室については直前での変更・開放も起きやすいため、定期的な画面の再読み込みが有効です。
利用料金に関しては、午前（9:00〜12:00）、午後（13:00〜17:00）、夜間（18:00〜22:00）、または全日といった区分ごとの設定となっており、公立施設ならではのリーズナブルな価格体系が維持されています。ただし、照明設備・音響反射板・ピアノ（スタインウェイやヤマハ等の保守状況に応じた備品使用料）の付帯設備利用料は別途実費加算となるため、見積もり作成時は基本室料の1.3〜1.5倍程度を総額の目安として見込んでおく必要があります。
