手書きの委任状は非常に便利な手段ですが、すべてのシチュエーションにおいて最適解とは限りません。手続きの重要度や提出先の組織体制によって、手書きで突き進むべきか、あらかじめ自治体や企業の公式テンプレートを印刷して利用すべきかの明確な分岐点が存在します。
手書きの委任状を迷わず選んでよい人
- 急ぎで市役所・区役所の証明書を取得したい人：住民票の写し、戸籍謄本・抄本、課税証明書・非課税証明書などの一般的な窓口申請。
- 代理人が同一世帯の家族または信頼できる近親者である場合：住所の同一性などが確認しやすく、窓口での本人確認が比較的スムーズに進む環境。
- 自宅にプリンターがなくコンビニ印刷へ行く時間も惜しい状況：白紙とペンを用いて、必要項目を漏れなく正確に清書できる集中力がある場合。
手書きを避け、公式書式のダウンロードまたは事前窓口相談をすべき人
- 銀行口座の解約・預金の払戻し・定期預金の解約を伴う人：金融機関は偽造委任状による不正出金を極度に警戒しており、専用の複写式用紙や指定フォーマット以外を受け付けない支店が目立ちます。
- 自動車の登録（普通車の移転登録・抹消登録など）を行う人：国土交通省（運輸支局）のOCR処理に対応した定型様式や、実印の印影を鮮明に配置できる規定レイアウトを利用しないと窓口で差し戻されるリスクが高まります。
- 本人の判断能力に衰えが見られる高齢者の手続きを代行する人：意思確認のトラブルを防ぐため、成年後見制度の利用や、自治体窓口への事前相談、正式な委任手順の確認を優先すべきです。
