では、具体的にどのように言葉を選べばよいのか。ビジネスシーンで多用される代表的なシチュエーション別に、失礼のない言い換え例文を提示する。要点は、曖昧な「なる」を排し、自らの行動や決定を明確な動詞で表現することだ。
1. 会議日程やアポイントの予定を伝える場合
✕ 改善前：「明日の打ち合わせは15時からになっています」
◯ 改善後：「明日の打ち合わせは15時より予定しております」
◎ より誠実な表現：「明日の打ち合わせにつきましては、15時開始にてセッティングいたしました」
2. 社内ルールや契約条件を説明する場合
✕ 改善前：「ご請求書は翌月末払いになっています」
◯ 改善後：「ご請求書は翌月末払いとなっております」
◎ より丁寧な表現：「恐れ入りますが、弊社の規定により翌月末のお支払いを定めております」
3. 資料の送付や添付内容を案内する場合
✕ 改善前：「お見積もりは添付ファイルのようになっています」
◯ 改善後：「お見積もりは添付ファイルに記載しております」
◎ より丁寧な表現：「お見積もりの詳細を添付ファイルにまとめましたので、ご査収いただけますと幸いです」
4. 担当者や体制の変更を通知する場合
✕ 改善前：「来月より私が貴社の担当になっています」
◯ 改善後：「来月より貴社の担当を務めさせていただきます」
◎ より意欲的な表現：「来月より貴社専任として担当を拝命いたしました〇〇でございます」
