メール送受信におけるトラブルの多くは、機能の無理解や操作ミスから発生します。SNSやビジネスコミュニティ、Q&Aサイト等で日常的に報告される代表的な事故事例が、「CC・BCCの返信マナー違反」と「BCC受信者による誤爆」です。
特に注意が必要なのが、BCCで返信した場合の見え方です。例えば、A社からBCCでメールを受け取ったC氏が、何気なくメールソフトの「全員に返信」ボタンを押して送信してしまったとします。この瞬間、TOに指定されていた主送信者だけでなく、CCに含まれていた第三者全員に対してC氏の返信メールが届いてしまいます。
その結果、「本来そのメールの存在を知るはずがなかったC氏が、裏でBCCとして共有されていた」という事実が白日の下に晒されます。社外秘の商談やセンシティブな人事調整の場であれば、送信元の信用失墜は避けられません。BCCで受信したメールに対しては、原則として返信を行わない、返信が必要な場合はBCCを外して元の送信者単体にのみ新規作成で個別に連絡するのが鉄則です。
また、CC受信者が関係するスレッドでの「全員に返信のマナー」にも配慮が必要です。業務上必要な議論の継続であれば「全員に返信」を選択して関係者全員にログを残すのが基本ですが、「了解しました」といった形式的な一言のみの返信を全員に送り続ける行為は、関係者の受信ボックスを圧迫し業務効率を低下させる要因として敬遠される傾向にあります。
