辞退の意思が固まったら、迷わず即座に行動へ移します。基本手順は「まず電話で口頭の謝意を伝え、その後に正式な記録としてメールを送信する」という二段階連絡です。
電話での第一報は緊張を伴いますが、要点を端的に切り出すスクリプトを準備しておけば冷静に対処できます。
【電話での切り出し方スクリプト】
「お世話になっております。内定をいただいております〇〇大学の［氏名］です。採用担当の［担当者名］様はいらっしゃいますでしょうか。（担当者へ代わった後）先日は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。本日は大変心苦しいのですが、内定の辞退についてお伝えしたくお電話いたしました。貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、ご期待に沿えず誠に申し訳ございません」
電話が不在だった場合や、電話終了後の正式なフォローとして送るメールの文面は以下のテンプレートを活用してください。
【内定承諾後の辞退メール例文】
件名：内定辞退のご連絡（〇〇大学 氏名）
本文：
〇〇株式会社
人事部 採用担当 〇〇様
お世話になっております。内定通知をいただいております〇〇大学の［氏名］です。
先ほどお電話を差し上げましたが、ご多忙の折かと存じましたので、取り急ぎメールにてご連絡を差し上げます。
この度は内定のご通知をいただき、また過日は内定承諾の機会をいただきながら、誠にありがとうございました。
内定承諾書を提出させていただいた後、大変恐縮ではございますが、自身の将来のキャリアプランについて熟考を重ねました結果、誠に勝手ながら内定を辞退させていただきたくご連絡申し上げました。
〇〇様をはじめ、貴社の皆様には選考を通じて温かいお心配りをいただき、深く感謝しております。それにもかかわらず、このようなご期待を裏切る形となってしまい、多大なるご迷惑をおかけすることを心よりお詫び申し上げます。
本来であれば貴社へ直接お伺いし、直接お詫びを申し上げるべきところではございますが、略儀ながらメールにてご連絡差し上げますことを何卒ご容赦ください。
末筆ではございますが、貴社のますますのご発展と社員の皆様のご健勝を心よりお祈り申し上げます。
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［氏名］
［郵便番号・住所］
［電話番号］
［メールアドレス］
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